Rôle du secrétaire dans une association
Quel est le rôle d’un secrétaire dans une association ?
Vous êtes membre d’une association ou souhaitez le devenir ? Découvrez le rôle clé du secrétaire : gestion administrative, communication et coordination des activités. Cet article résume les responsabilités, les compétences requises et le processus de nomination, essentiels pour le succès de l’association.
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Les fonctions essentielles du secrétaire d'association
Le rôle du secrétaire d'association est vital pour son fonctionnement optimal. Voici ses missions clés :
Le secrétaire veille sur toute la gestion administrative. Cela inclut la mise à jour des listes de membres, la tenue des registres et archives, ainsi que la gestion des documents officiels. Il est également en charge des démarches administratives comme la déclaration de création, modification ou dissolution et la demande de subventions. Il s’assure aussi du respect strict des obligations statutaires et réglementaires.
De la convocation à la rédaction des procès-verbaux, le secrétaire orchestre les réunions (conseil d’administration, bureau, assemblée générale). Il prépare l’ordre du jour, diffuse les comptes rendus et veille au respect des réglementations lors des votes et décisions.
En tant que principal point de contact, le secrétaire gère la communication auprès des membres, partenaires, financeurs et public. Il promeut les activités via les sites web, réseaux sociaux, newsletters, ainsi que les supports physiques comme les affiches et flyers.
Les responsabilités légales et réglementaires
Le rôle du secrétaire d'association dépasse les tâches administratives. Il engage également des responsabilités légales et réglementaires importantes. Ses missions principales incluent :
La contribution à la rédaction des statuts et des modifications
Le secrétaire joue un rôle crucial dans l’élaboration des statuts de l’association, document clé qui en précise la finalité, l’organisation et le fonctionnement. Il veille à leur conformité avec la loi de 1901 et les normes spécifiques à son secteur. Lorsqu’une modification des statuts est nécessaire, il assure le suivi de leur approbation par l’assemblée générale et leur déclaration à la préfecture sous trois mois.
Le respect des obligations légales envers les autorités
En tant que représentant légal de l’association devant les autorités, le secrétaire assure les formalités liées à la déclaration de création, modification ou dissolution de l’association, ainsi qu’aux changements de dirigeants, de domicile ou de dénomination. Il fournit par ailleurs les documents requis par les autorités comme les comptes annuels ou les rapports d’activité. Il s’assure également du respect des obligations fiscales et sociales de l’association.
La gestion des archives de l’association
Le secrétaire est responsable de la conservation et de l’organisation des documents significatifs pour l’association, tels que les statuts, les procès-verbaux, les factures, et les contrats, pour n’en citer que quelques-uns. Il rend ces documents accessibles aux membres, partenaires ou au public dans le cadre défini par les statuts ou la législation. Il est aussi en charge de garantir la protection des données personnelles conformément au RGPD.
Les qualités et compétences nécessaires pour être un bon secrétaire
Pour être efficace dans son rôle, le secrétaire d’une association se doit de réunir certaines qualités et compétences essentielles, notamment :
Rigueur et sens de l’organisation
La gestion des nombreuses tâches administratives requiert du secrétaire un haut niveau de rigueur et d’organisation. Il est indispensable qu’il respecte les délais, suive les procédures et maintienne les standards de qualité. La capacité à planifier, prioriser et coordonner les activités, non seulement les siennes mais aussi celles de ses collègues, est fondamentale. Par ailleurs, savoir gérer efficacement les situations imprévues et les urgences est également crucial.
Compétences en communication écrite et orale
Des compétences avancées en communication, tant écrite qu’orale, sont vitales pour le secrétaire. Cela permet une transmission fluide et claire des informations, que ce soit à l’intérieur de l’association ou en externe. Il doit être capable de produire des documents bien structurés et concis, tels que les procès-verbaux, comptes rendus, rapports et correspondances. La capacité à s’exprimer de manière claire, avec diplomatie et courtoisie, est essentielle dans les réunions, entretiens ou quand il prend la parole en public.
Aptitude à travailler en équipe et discrétion
Travailler en harmonie au sein d’une équipe est une compétence clé pour un secrétaire. Il doit être capable de collaborer étroitement avec les autres membres du bureau, du conseil d’administration et de l’association en général. Être à l’écoute, disponible, respectueux et solidaire est crucial. De plus, la discrétion et le respect de la confidentialité, en ne divulguant pas les informations sensibles ou personnelles, sont des qualités indispensables pour ce rôle.
FAQ : ce qu'il faut retenir
Quel est le rôle principal d’un secrétaire d’association ?
Le secrétaire d’une association assure la gestion administrative, la communication interne et externe, coordonne les activités, et veille au respect des obligations légales et réglementaires.
Quelles sont les missions clés du secrétaire dans la gestion administrative ?
Il s’occupe de la mise à jour des listes de membres, tient les registres et archives, gère les documents officiels, et effectue les démarches administratives comme les déclarations et demandes de subventions.
Comment le secrétaire contribue-t-il à la préparation et au suivi des réunions ?
Il organise les réunions, prépare l’ordre du jour, rédige et diffuse les procès-verbaux, et veille au respect des réglementations lors des votes et décisions.
Quel est le rôle du secrétaire dans la communication de l’association ?
En tant que principal point de contact, il gère la communication avec les membres, partenaires, et le public, en utilisant divers moyens comme les sites web, réseaux sociaux, et supports physiques.
Quelles sont les responsabilités légales et réglementaires du secrétaire ?
Il contribue à la rédaction et modification des statuts, assure le respect des obligations légales envers les autorités, et gère les archives en conformité avec les réglementations, dont le RGPD.
Quelles qualités et compétences sont nécessaires pour être un bon secrétaire ?
La rigueur, l’organisation, des compétences en communication écrite et orale, l’aptitude au travail d’équipe, et la discrétion sont essentielles pour exceller dans cette fonction.
Comment devient-on secrétaire d’une association ?
La procédure de nomination varie selon les statuts de chaque association mais implique généralement une élection par les membres du bureau ou de l’assemblée générale.
Le secrétaire est-il responsable de la conformité fiscale et sociale de l’association ?
Oui, il s’assure du respect des obligations fiscales et sociales, incluant la déclaration de création, modification, ou dissolution, et la gestion des documents requis par les autorités.
Peut-on devenir secrétaire d’association sans expérience préalable ?
Bien que de l’expérience soit un atout, devenir secrétaire est accessible à ceux qui s’informent sur les responsabilités et développent les compétences requises. Des formations et du bénévolat dans le secteur associatif peuvent être de précieux tremplins.